В этом году я провела около 10 аудитов для региональных некоммерческих организаций. Мы смотрели, как организационно развита НКО на текущий момент: какие есть сильные стороны, в чем зоны роста — и составляли планы действий для развития.

Разумеется, среди параметров организационно-профессионального развития была финансовая устойчивость. И этот параметр стал точкой роста для всех НКО, пришедших ко мне на аудит.

Только посмотрите на эти цифры:

• 100% сотрудников НКО отмечали, что организация имеет разные источники финансирования, но также отметили критическую зависимость НКО от 1-2 источников финансирования: грантов или крауд-платформы

• 90% сотрудников организаций не уверены, что организация имеет финансовый резерв для работы и покрытия операционных расходов в течение как минимум трех месяцев

• 100% сотрудников утверждают, что в целом организации регулярно хватает имеющихся финансовых ресурсов для текущей работы, но не для развития

• 100% сотрудников знают, что организация регулярно открыто публикует детализированные финансовые отчеты, где указаны объем поступлений и расходов по типам источников, в том числе — административные расходы. При этом 90% сотрудников не смогли назвать какое примерно число доноров — физических лиц (не сотрудников организации), юридических лиц — помогало организации в прошлом году?

• 90% сотрудников не знакомы с годовым бюджетом НКО и не знают, из чего он состоит, согласован ли бюджет со стратегическим планом, как часто он пересматривается и вносятся ли при необходимости коррективы в бюджет

• 90% сотрудников не знают есть ли и зафиксирована ли документально фандрайзинговая стратегия, фандрайзинговый план организации, не знают, заложены ли какие-то расходы на фандрайзинг в бюджете НКО

• 90% сотрудников не знают, как организация оценивает свою финансовую эффективность, анализирует соотношение расходов и результатов своих проектов и мероприятий

Кажется, это фиаско, господа!

Финансовая неустойчивость НКО — огромная проблема сектора. Кажется, что виной тому всего лишь нехватка средств. Это понятные боли сектора: небольшой бюджет, нет постоянного финансирования, сложно запускать фандрайзинговые кампании и искать доноров. Однако некоторые НКО распоряжаются миллионными бюджетами — и всё равно страдают от финансовых проблем.

Почему так происходит?

Потому что НКО не видят своих денег. Как видите, большинство сотрудников, а иногда даже руководителей НКО, не представляют, из чего состоит бюджет.

Давайте разбираться, что с этим делать.

Вы же не представляете себе бизнес, который знать не знает, откуда берутся деньги? А если и представляете, то такой бизнес наверняка уже закрылся. Работа НКО — это не только помощь людям и запуск социальных проектов. Финансовый и управленческий учёт — огромная часть повседневной деятельности. Чем более бизнесово мы выстроим процессы — тем лучше для нас.

На практике это выглядит так:

• Сколько денег уйдёт на проведение мероприятия?
• Сколько средств нужно привлечь в этом месяце?
• Какие поступления сейчас доступны, а какие запланированы?
• На что ориентироваться при составлении годового бюджета?

Ответы на эти вопросы рождаются не из воздуха. Их даёт управленческий учёт — чёткое понимание реальных доходов и расходов организации. Однако во многих НКО финансовая отчётность ведётся разрозненно, на неподходящих платформах или вообще отсутствует.

В секторе до сих пор считается, что финансы — нечто стороннее, то, о чём неловко говорить. Но они имеют прямое отношение к деятельности НКО — от количества средств зависит то, как разрешится история заявителя.

Почему так происходит? Вот основные причины:

1. Нехватка ресурсов. Руководителям некогда глубоко погружаться в ещё одну непростую область — тем более «второстепенную», какой считаются финансы.
2. Сложно принять реальность. Признать, что у твоей организации уже несколько лет дефицитный бюджет, — тяжело. Но ещё труднее увидеть это подтверждение в цифрах.
3. Неподходящие инструменты. Популярные программы (например, 1С) не адаптированы под нужды НКО. Они могут упрощать бухгалтерский учёт, но не помогают решать системные финансовые проблемы.
4. Отсутствие обучения. Руководители НКО часто работают «интуитивно». У нас практически отсутствуют учебные программы по финансовому управлению в некоммерческом секторе — этому сложно научиться.

Для руководителей НКО финансы часто остаются второстепенным вопросом. Основное внимание уделяется социальным проектам, и управленческий учёт воспринимается как добавочная работа при основной.

А ведь неразмеченные средства = отсутствующие средства. Некоторые организации имеют бюджет в несколько десятков миллионов, но не ведут учёт этого бюджета систематически. В результате они оказываются в финансовом хаосе — как и куда направлять эти большие деньги, совершенно неясно.

Отсутствие управленческого учёта — это не просто неудобство и смута в тратах. Это прямой риск для всей деятельности НКО. Вот прямые последствия:

• Репутационный провал. Непрозрачные финансы могут вызывать сомнения у доноров и партнёров.
• Проблемы с законом. Ошибки в отчётности могут привести к штрафам или приостановке деятельности организации.
• Хаос в работе. Невозможно эффективно планировать проекты без точного понимания бюджета.
• Финал — закрытие организации. Постоянный финансовый дефицит без чёткого плана выхода из него рано или поздно приводит к прекращению работы.

Если крупный бизнес выделяет деньги НКО, у которых плохо с отчётностью, — ради бога. Но важно делать это с осознанием того, что эти пожертвования работают не в плюс для организации. Таким образом бизнес на какое-то время закрывает финансовые прорехи организации. Потом они снова неумолимо множатся — без налаженной отчётности НКО не может отследить эту проблему в системе.

Однако если бизнес инвестирует в инструменты и обучение, это создаёт долгосрочный эффект. Организация учится грамотно управлять своими финансами. Появляется возможность вовлечь в процесс не только руководителей, но и сотрудников. Прозрачная финансовая история становится мощным инструментом для привлечения новых доноров.

Один из подходящих инструментов для сектора — сервис LemonPie. 

Поверьте, друзья, это не реклама. Я сама видела, как работает внедренный сервис в организации, как он освобождает руки руководителям и дает ту самую устойчивость.

LemonPie — сервис управленческого учёта, разработанный специально для НКО. Его придумали сотрудники и руководители НКО? которым надоел вечный финансовый хаос в секторе,

Он позволяет в актуальном режиме видеть финансовые данные организации — как всей целиком, так и в отдельных срезах — про проектам, донорам, грантам и так далее. Это система для профессионального ведения внутреннего учёта, с которой справится любой человек даже без опыта финансовой работы.

В чём польза сервиса? Он даёт возможность планировать будущее.

Разберем такой кейс. В одном из зоозащитных фондов директор большую часть времени тратила на сведение таблиц с финансовой отчетностью. Ни на фандрайзинг, ни на развитие НКО ресурса не было. Запрос был в том, чтобы сэкономить время на управленческий учёт.

Ведение учёта в LemonPie принесло возможность планирования — после подгрузки чеков сервис автоматически определил плюсы и минусы в бюджете. Когда финансовые разрывы стали явными, появилось понимание того, как их закрыть. Когда сведение таблиц стало полностью автоматизировано, вместо бесконечного заполнения Excel появилось время на поиск средств.

Так бюджет организации вырос на 2 млн рублей. Если измерять реальной помощью, это несколько сотен спасенных животных.

В общем, финансовая неустойчивость, как ни странно, очень часто не закрывается денежным переводом. Нужно подбирать такой финансовый инструмент, который выявит проблемы НКО, — в нашем случае это LemonPie. Метафора про рыбу и удочку очень избита, но это оно и есть.

А еще я бы хотела сказать, что взять LemonPie — не значит сразу потратить еще кучку денег на внедрение и сопровождение сервиса. У ребят есть самые разные тарифы, и всегда можно подобрать подходящий.

В общем рекомендовала и рекомендую сервис для НКО.

Конечно, если есть желание понять, откуда деньги берутся. А главное — куда они уходят.